تعتبر السجلات من الأدوات الأساسية التي تستخدم في العديد من المجالات والقطاعات، حيث تحتوي على معلومات هامة وحيوية تساعد في إدارة العمليات واتخاذ القرارات الصحيحة. ومن أجل ضمان حفظ هذه السجلات بشكل صحيح وآمن، يجب اتباع بعض الطرق والإجراءات المتخصصة، وفيما يلي سنتحدث عن أهم هذه الطرق:
1- الحفظ الورقي:
تعد الطريقة الورقية من أقدم الطرق المستخدمة في حفظ السجلات، حيث يتم تخزين المعلومات على أوراق مطبوعة وتوضع في ملفات خاصة، وهذه الطريقة تعتبر أكثر أمانًا وسهولة في الاستخدام، إلا أنها تحتاج إلى مساحة كبيرة للتخزين وتحتاج إلى جهود كبيرة لإدارة هذه الملفات.
2- الحفظ الإلكتروني:
تعد الطريقة الإلكترونية من أشهر الطرق المستخدمة في حفظ السجلات، حيث يتم تخزين المعلومات على أجهزة حاسوبية وسيرفرات خاصة، ويمكن الوصول إلى هذه المعلومات بسهولة وسرعة، كما أنها تحتاج إلى مساحة صغيرة للتخزين، إلا أنها تحتاج إلى اهتمام خاص بالأمان والحماية من الاختراق والضياع.
3- الحفظ بالأرشفة:
تعد طريقة الأرشفة من أفضل الطرق المستخدمة في حفظ السجلات، حيث يتم تخزين المعلومات في مستودعات خاصة تحتوي على مجموعة من الملفات والأوراق، وتكون هذه المستودعات مجهزة بأنظمة حفظ وحماية خاصة، كما أنه يتم تصنيف المعلومات بشكل دقيق وفقًا للفئات المختلفة.
4- الحفظ بالأشرطة المغناطيسية:
تعد طريقة الأشرطة المغناطيسية من أقدم طرق حفظ السجلات، حيث يتم تخزين المعلومات على شرائط مغناطيسية خاصة، وتحفظ هذه الشرائط في مكان آمن، كما أنه يمكن استخدام هذه الشرائط لإجراء عمليات استرجاع للبيانات بسهولة.
بالإضافة إلى ذلك، يجب على المؤسسات والشركات توظيف فريق خبير في إدارة وحفظ السجلات، وضبط إجراءات صارمة لإدارة هذه السجلات، كما يجب تدريب الموظفين على كيفية التعامل مع هذه السجلات بشكل صحيح وآمن.